Jak skutecznie zaplanować budżet firmy?

Finanse to podstawa każdego przedsiębiorstwa. Jednak czy wiesz, jak skutecznie zaplanować budżet firmy? Jakie czynniki wziąć pod uwagę? Jak kontrolować swoje wydatki i przewidywać zmiany na rynku? Dowiedz się, jak poprawiać swoje zyski i podejmować właściwe decyzje w firmie.

Dlaczego warto zaplanować budżet?

Zacznijmy od tego, dlaczego warto planować budżet? Czy każda firma wymaga planów finansowych? Jak się okazuje, tak. Mimo że proces ten może wydawać się żmudny i pracochłonny, warto poświęcić na niego chwilę, aby zadbać o swoją kondycję finansową.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze korzyści, jakie może przynieść poprawne przygotowanie budżetu firmowego:

• Kontrola finansowa – to oczywista zaleta planowania wydatków. Jednak zastanów się, w jakim stopniu znasz swoje przychody, wydatki oraz zyski? Czy wiesz, ile możesz wydawać w razie niespodziewanych problemów? Nie? A więc właśnie.
• Definiowanie celów – kiedy masz przygotowany budżet, o wiele łatwiej jest Ci wyznaczać cele finansowe firmy. Określając priorytety, możesz przekierować swoje finanse tam, gdzie uważasz, że mogą one przynieść Tobie największą korzyść.
• Odpowiedzialność – niezależnie od tego, czy działasz w pojedynkę, czy masz do pomocy managerów, dobrze zaplanowany budżet zwiększa poczucie odpowiedzialności w osiągnięciu jej celów finansowych. Gdy wszyscy wiedzą, gdzie przedsiębiorstwo jest teraz, jakie napotyka problemy oraz do czego dąży, łatwiej jest poprawić wydajność oraz jego skuteczność.
• Przewidywanie problemów – to jeden z najważniejszych punktów, na których chcemy się skupić. Budżet pozwala przewidzieć potencjalne wyzwania finansowe, które mogą być spowodowane np. zmianą sezonowości, nieoczekiwanymi wydatkami lub zmianami na rynku. Przygotowany wcześniej plan finansowy nie tylko pozwala jednak nie tylko na natychmiastową reakcję, ale także na przewidzenie takich sytuacji.
• Większa decyzyjność – na koniec zostawiliśmy mniej oczywistą, ale jakże ważną korzyść przygotowywania firmowego budżetu. Jest to większa i łatwiejsza decyzyjność. Czy stać nas na nowych pracowników? Czy możemy zakupić dodatkowy sprzęt? Czy możemy zmodernizować infrastrukturę? Odpowiedzi na te pytania może przynieść budżet finansowy firmy. Dzięki niemu o wiele łatwiej będzie Ci podejmować decyzje dotyczące finansów oraz różnicy zobowiązań firmy.

Firmowy budżet to nie tylko tabelka w Excelu z wydatkami i przychodami. To ważne narzędzie, dzięki któremu możesz przewidzieć, co się wydarzy w przyszłości. Poprowadzimy Cię teraz krok po kroku, na czym polega przygotowanie prognozy finansowej.

Jak przygotować budżet firmy?

Przejdźmy do sedna. Od czego zacząć przygotowanie budżetu? Poznaj nasze zestawienie 5 podstawowych narzędzi planowania.

Określenie celów finansowych

Zacznijmy od określenia celów finansowych. Warto od nich właśnie zacząć budżet firmy. Przykład? Może to być zwiększenie przychodów o 50%, zmniejszenie kosztów o 5% lub inwestycje w nowe technologie. Takie konkretne cele ułatwią Ci nie tylko planowanie, ale również śledzenie wydatków.

Kiedy widzisz, że zbliżasz się do tego, czego chcesz, wiesz, że jesteś na dobrej drodze. Jednocześnie warto ustalić sobie cele minimalne oraz maksymalne. Nie zawsze bowiem wszystko idzie zgodnie z planem, dlatego warto już na starcie pomyśleć o dopuszczalnym marginesie.

Analiza historii finansowej

Kolejnym krokiem planowania budżetu w firmie, jest analiza historii finansowej. Sprawdzenie wcześniejszych przychodów, wydatków, kosztów oraz trendów ułatwi Ci przewidzenie niespodziewanych wyzwań, oraz potrzeb. Mimo że nie da się być przygotowanym na wszystko, możesz zminimalizować ryzyko problemów finansowych w razie nagłych wydatków.

Planowanie budżetu i wydatków

Następnie oszacuj swoje wydatki, jakich spodziewasz się w nadchodzącym okresie, dla którego przygotujesz budżet. Możesz podzielić je na:

• koszty stałe (np. rachunki, leasing, kredyty);
• koszty zmienne (np. reklama, zakup nowego sprzętu).

Planując wydatki, zachowaj jednak ostrożność. Nawet stałe koszta mogą z czasem ulec zmianie. Dotyczy to zwłaszcza czasów, kiedy inflacja i zmiany stóp procentowych są szczególnie dotkliwe. Mimo że nie wiemy, co przyniesie przyszłość, warto pomyśleć o pewnym marginesie. W tym celu możesz się oprzeć na danych historycznych oraz na prognozach na przyszłość, które uzyskasz od ekspertów.

Zestawienie planowanych wpływów

Przechodzimy teraz do prognozowania wpływów i przychodów, jakie chcesz osiągnąć w nadchodzącym okresie. Bądź realistą. Swoje dane poprzyj analizą z poprzednich lat, trendów rynkowych oraz strategii marketingowej.

Weź pod uwagę, jakie czynniki mogą przeszkodzić w realizacji Twoich celów oraz jak im zapobiec. Czy masz plan awaryjny? Czy posiadasz poduszkę bezpieczeństwa na wypadek, gdyby coś nie poszło zgodnie z planem? Warto sobie zadać takie pytania na tym etapie.

Ustalenie priorytetów

I wreszcie, ustalanie priorytetów. W biznesie nie zawsze udaje się sfinalizować wszystkie cele i nie ma w tym nic złego, o ile wiesz, które były dla Ciebie priorytetowe, a które nie. Dobrze zatem już na samym początku zdecydować, które działania są kluczowe, a które mogą przejść na inny plan, gdyby zmieniła się Twoja sytuacja finansowa.

Dlaczego analiza obecnej sytuacji finansowej firmy jest kluczowa?

W poprzednim akapicie pisaliśmy o tym, jak ważne jest przygotowanie prognozy finansowej. Ale nie zapominajmy również o obecnej sytuacji. To właśnie z niej wychodzisz, planując swój budżet. Dlaczego jej uwzględnienie jest niezbędne?

Aby skutecznie planować przyszłość, musisz wiedzieć, skąd zaczynasz. Informacje o bieżącej sytuacji pozwolą na stworzenie skutecznego budżetu. Ponadto regularne monitorowanie swoich finansów umożliwia wykrycie problemów z płynnością finansową jeszcze na wczesnym etapie. Tym samym możesz dostosować swój plan na przyszłość i uchronić się od problemów.

Nie zapominajmy też o tym, że Twoja obecna sytuacja finansowa to Twoja wiarygodność finansowa. Jest ona brana pod uwagę przez banki, kontrahentów lub dostawców. Jeśli Twój budżet na kolejny rok zakłada kilka milionów złotych kredytu firmowego, a Twoje dotychczasowe wyniki nie były najlepsze, warto się zastanowić, czy otrzymasz środki.

Jak zatem widzisz, w planowaniu budżetu firmowego liczy się nie tylko przeszłość i przyszłość, ale także teraźniejszość. Twoja aktualna pozycja dostarcza Ci niezbędnych informacji na temat własnej firmy, dzięki czemu jesteś lepiej przygotowany i możesz podejmować słuszne decyzje z wyprzedzeniem.

Jak kontrolować budżet firmy?

Pisząc o tym, jak skutecznie zaplanować budżet firmy, nie zapominajmy o kontroli. W biznesie, tak jak w życiu, nie wszystko idzie zawsze zgodnie z planem. Warto więc na bieżąco analizować i dostosowywać wydatki do swoich potrzeb.

W tym celu potrzebujesz właściwych narzędzi. Pierwszym krokiem jest znalezienie wszelkich odchyleń od przyjętego planu i wskazanie zmiennych wyników finansowych. Jednocześnie warto ocenić, które z tych zmian były planowane, a które okazały się zaskoczeniem.

Zrozumienie tych przyczyn jest kluczowe monitorowania budżetu. Zwróć uwagę na to, czy są to nieprzewidziane wydatki, błędy w planowaniu czy zmieniające się warunki rynkowe. Wszystko to wpływa na obecną i przyszłą kondycję finansową.

Mając taką wiedzę, możesz zidentyfikować najbardziej krytyczne odchylenia i planować środki naprawcze.

Mówiąc o kontroli budżetu, warto korzystać z dwóch rodzajów wskaźników:

1. Wskaźniki ekonomiczne (np. wskaźnik rentowności oraz płynności). Pokazują one, czy firma skutecznie zarządza swoimi zasobami oraz czy jest w stanie spłacić swoje krótkoterminowe zobowiązania.
2. Wskaźniki finansowe to m.in. wskaźnik zadłużenia, który pokazuje, czy przedsiębiorstwo nie jest zbyt zadłużone, oraz wskaźnik rentowności sprzedaży.

Ustalając cele dla wskaźników ekonomicznych oraz finansowych, lepiej kontrolujesz finanse firmy. Dzięki nim możesz również dostosowywać swoją strategię w razie zmieniających się warunków.

Zobacz terminale płatnicze od PEP!

Czego unikać przygotowując budżet firmy?

Wiesz już, na czym polega proces budżetowania. A czego unikać? Oto najczęstsze błędy:

• zbyt optymistyczne prognozowanie przychodów;
• brak elastyczności i zaplanowania marginesów;
• brak analizy rynku i obecnej sytuacji firmy;
• niewystarczająca poduszka bezpieczeństwa;
• planowanie budżetu firmy bez jego późniejszej kontroli.

Pamiętaj, że budżet to nie laurka, którą można przywiesić na drzwiach biura. To realistyczny, elastyczny i dobrze przygotowany plan, który może pomóc Twojej firmie osiągnąć najambitniejsze cele.

Jak skutecznie zaplanować budżet firmy? Podsumowanie

Bez planowania budżetu i regularnej analizy wyników nie wiesz, jaka jest Twoja sytuacja finansowa. W biznesie zaś ważne jest to, aby przewidywać nadchodzące wyzwania oraz podejmować właściwe decyzje, kiedy zmieniają się okoliczności. Mamy nadzieję, że nasz artykuł pomógł Ci zrozumieć, dlaczego przygotowania budżetu firmy jest tak istotne dla Twoich przyszłych wyników.

Źródła:

Renata Żaba-Nieroda, „Budżetowanie jako element planowania w przedsiębiorstwie”, Zeszyty Naukowe, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, 2018; 1 (973), s. 205–220.