Samodzielna księgowość - czy to dobry pomysł?

Księgowość to podstawa każdej firmy. Nie wiesz, czy chcesz ją prowadzić samemu, czy skorzystać z biura rachunkowego? Czego potrzebujesz do samodzielnego prowadzenia księgowości? Poznaj wady i zalety takiego rozwiązania. Sprawdź, na co się przygotować. Więcej informacji znajdziesz w naszym artykule.

Czym jest samodzielna księgowość?

Zakładając firmę, przedsiębiorcy często mają dylemat. Nie wiedzą, czy prowadzić księgowość samodzielnie, czy skorzystać z biura rachunkowego. Z jednej strony, księgowość zewnętrzna to dodatkowy koszt, ale z drugiej, może znacznie ułatwić prowadzenie biznesu. Na co się zdecydować?

Wybierając samodzielne prowadzenie księgowości, bierzesz na siebie pełną odpowiedzialność. Jeśli nie masz doświadczenia, może być Ci ciężko. Na Twoich barkach spoczywa bowiem prowadzenie ksiąg rachunkowych, monitorowanie transakcji, sprawozdania oraz inne obowiązki podatkowe.

Na czym polega samodzielne prowadzenie księgowości?

Z czym wiąże się samodzielna księgowość w praktyce? To nie tylko księgowanie faktur. Do naszych obowiązków należą:

wyliczanie składek ZUS;
podatek dochodowy;
wysyłanie deklaracji VAT i JPK;
prowadzenie KPiR (księgi przychodów i rozchodów) w przypadku podatku liniowego lub skali podatkowej;
prowadzenie ewidencji przychodów w przypadku rozliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;
prowadzenie ewidencji VAT;
ewidencja środków trwałych;
ewidencja przebiegu pojazdów;
ewidencja wartości niematerialnych i prawnych;
ewidencja wyposażenia.

Jak widać, lista formalności jest długa. Wiele jednak zależy od rodzaju prowadzonej firmy oraz sposobu opodatkowania. Na przykład przedsiębiorcy, którzy nie są podatnikami VAT, nie muszą składać deklaracji do urzędu skarbowego.

Księgowość pełna i uproszczona

Na początku warto wiedzieć, że istnieją dwie główne formy księgowości: uproszczona oraz pełna. W zależności od działalności gospodarczej należy wybrać odpowiednią opcję. Jakie są główne różnice między nimi?

Uproszczona księgowość

Kiedy możesz wybrać uproszczoną księgowość? Taka możliwość jest w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek, których roczny przychód nie przekracza 2 000 000 euro.

Uproszczona księgowość może polegać na prowadzeniu Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Są w niej zapisywane wszelkie przychody i wydatki firmy. Taki rejestr prowadzi się od początku działalności lub od początku roku podatkowego.

Innym przykładem jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, który wymaga zapisywania jedynie przychodów. Ponadto niektóre firmy wciąż mogą rozliczać się na podstawie Karty Podatkowej. W takim przypadku nie masz obowiązku prowadzenia księgowości. Stałą stawkę podatku określa naczelnik Urzędu Skarbowego. Jednak to, co istotne to fakt, że Karta Podatkowa nie jest już dłużej dostępna. Mogą z niej korzystać tylko te osoby, które zdecydowały się na nią przed końcem 2021 roku.

Pełna księgowość

Pełna księgowość znacznie różni się od uproszczonej. Może być wyzwaniem, gdyż wymaga dokładnego rejestrowania prawie wszystkich informacji i prowadzenia pełnych ksiąg. Jednak daje pełną kontrolę nad finansami i możliwość dokładnej analizy sytuacji finansowej.

Do prowadzenia pełnej księgowości są zobowiązane firmy, które przekraczają 2 000 000 euro przychodu oraz:

spółki akcyjne;
spółki z o.o.;
spółki komandytowe;
spółki komandytowo-akcyjne.

W przypadku pełnych ksiąg samodzielne prowadzenie księgowości zdarza się rzadko. Zwykle firmy korzystają z pomocy profesjonalnych biur rachunkowych. Dzięki temu mają one pewność, że dokumenty są przygotowane prawidłowo i wszystko jest zgodne z przepisami. Tym samym mogą one skupić się na swojej działalności.

Ewidencja VAT i deklaracja JPK

Bez względu na to, czy prowadzisz księgowość samodzielnie, czy korzystasz z biura rachunkowego, ewidencja VAT oraz deklaracja JPK są kluczowe, jeśli płacisz VAT.

Jako płatnik VAT, masz obowiązek prowadzić pełną ewidencję i rejestry VAT. Służy ona do ustalania podstawy opodatkowania oraz kwoty należnego podatku. Polega ona na rejestrowaniu faktur zakupowych i sprzedażowych. Rejestr musi zawierać takie elementy jak:

numery wpisów;
dane faktur;
wartość sprzedaży;
wysokość podatku VAT.

Prowadzenie rejestru VAT jest podstawą do deklaracji JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego). To dokument, który zawiera faktury sprzedażowe i zakupowe. Jest on wystawiany miesięcznie lub kwartalnie. Zależy to od wybranego sposobu rozliczenia.

Dodatkowo, aby prawidłowo przygotować i wysłać JPK, potrzebujesz odpowiedniego oprogramowania księgowego.

Pamiętaj! Terminal płatniczy w firmie to ułatwienie w prowadzeniu samodzielnej księgowości!

Prowadzenie księgowości samodzielnie – jakie są wady i zalety?

Samodzielne prowadzenie księgowości ma swoje zalety, jak i ograniczenia. Zanim podejmiesz decyzję o wyborze księgowości dla swojego biznesu, zastanów się nad tym, jakie konsekwencje wiążą się z daną opcją. Poniżej przedstawiamy główne wady i zalety.

Zalety samodzielnego prowadzenia księgowości

Jedną z pierwszych zalet samodzielnej księgowości jest cena. Gdy nie korzystamy z biura rachunkowego, nie ponosimy związanych z tym kosztów. Jest to szczególnie ważne dla nowych firm, które dopiero rozpoczynają działalność i chcą ograniczyć wydatki.

Z drugiej strony, może okazać się, że niezbędne będą dodatkowe programy do prowadzenia księgowości. Pozwalają one bowiem wygenerować potrzebne deklaracje oraz wyliczyć składki, a także wystawić faktury. Dostęp do nich zazwyczaj jest płatny, a cena zależy od ilości dostępnych funkcji.

Dodatkowo samodzielne prowadzenie księgowości daje pełną kontrolę nad finansami. Wiesz wtedy dokładnie, jak wygląda Twoja sytuacja. Widzisz zarówno dochody, jak i wydatki. Ponadto monitorujesz podatki, które opłacasz każdego miesiąca.

Nie zapominajmy również, że samodzielne prowadzenie księgowości pozwala na lepsze zrozumienie przepisów. Znajomość prawa jest niezwykle przydatna w biznesie. Dotyczy to zwłaszcza podejmowania kluczowych decyzji finansowych.

Wady samodzielnej księgowości

Oprócz zalet istnieje też wiele wad. Wybór samodzielnej księgowości niesie za sobą pewne minusy.

Zacznijmy od czasu. Czasochłonność jest często wymieniana jako największy problem samodzielnych rozliczeń. To nie tylko chodzi o wystawienie deklaracji czy wyliczanie podatków, ale również o czas poświęcany na zapoznanie się z nowymi przepisami i ich interpretacją. Zajmuje to cenne godziny, które można by przeznaczyć na rozwój firmy.

Kiedy samodzielnie prowadzimy księgowość, istnieje też ryzyko popełnienia błędu. Księgowość to skomplikowany obszar. Wymaga on ciągłego monitorowania przepisów, a błędy zaś prowadzą do różnych konsekwencji prawnych. Dodatkowo, w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego, będziemy musieli sami przygotować wszystkie dokumenty, co również pochłania wiele czasu. W takiej sytuacji nie może nas reprezentować biuro rachunkowe.

Warto też pamiętać, że prawo podatkowe ciągle się zmienia. Przedsiębiorca prowadzący księgowość musi być na bieżąco z nowymi przepisami. Wymaga to nieustannego kształcenia się i śledzenia nowości branżowych.

Infografika: Wady i zalety samodzielnego prowadzenie księgowości:

Zalety: Cena, Kontrola nad finansami, Rozumienie Przepisów, Wady: Czas, Ryzyko popełnienie błędu, Konieczność śledzenia zmian. – ZLECONE W ASANIE

Kiedy zdecydować się na samodzielną księgowość?

Bez wątpienia decyzja o samodzielnej księgowości to poważny krok. Nie jest ona odpowiednia dla każdego przedsiębiorcy. Nie zawsze bowiem możemy poświęcić wystarczającą ilość czasu na dopełnienie wszystkich formalności. W jakich sytuacjach jednak taka decyzja może być korzystna? Omówmy je:

Mała skala – w przypadku nowej jednoosobowej działalności gospodarczej, samodzielna księgowość może być najbardziej opłacalną opcją. Gdy mamy niewielką liczbę transakcji, ich ewidencja jest prosta i szybka. Kiedy sytuacja się zmieni, w każdej chwili możesz skorzystać z pomocy biura księgowego, aktualizując swój wpis w CEIDG;
Ograniczony budżet – dla firm, które nie mają dużego budżetu, samodzielne prowadzenie ksiąg może być dobrym rozwiązaniem. Niemniej warto pamiętać, że niewłaściwie wyliczone składki oraz podatki mogą być bardzo kosztowne;
Podstawowa wiedza – kiedy masz podstawową wiedzę o podatkach lub prowadziłeś księgowość, łatwiej przyjdzie Ci zarządzać finansami swojej firmy.

Samodzielna księgowość niesie ze sobą wiele zalet. Warto jednak dowiedzieć się więcej na temat jej oraz ograniczeń. Biuro rachunkowe może być niekiedy bezpieczniejsze. Dotyczy to zwłaszcza firm, które szybko się rozwijają. Nie mają one czasu na dokładne analizowanie finansów, ponieważ muszą go przeznaczyć na inne działania.