Rejestracja firmy – poradnik krok po kroku

Jak zarejestrować firmę

Według raportu GUS, ubiegły rok był rekordowy pod względem wzrostu liczby zarejestrowanych działalności. Okazuje się, że w Polsce mamy już ponad 3 miliony jednoosobowych biznesów, a miesięcznie przybywa około 25 tysięcy nowych podmiotów.

Statystyki udowadniają, że mimo wielu kłód rzucanych pod nogi właścicielom firm, nasi rodacy czują w sobie ducha przedsiębiorczości.

Zanim rozpocznie się jednak biznesową przygodę, należy dopełnić kilku formalności, aby firma mogła działać w pełni legalnie.

Warto zacząć od odpowiedzi na pytanie: Gdzie zarejestrować firmę? W każdym przypadku odpowiednim miejscem jest CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. Obecnie można dokonać rejestracji firmy osobiście we właściwym urzędzie miasta lub elektronicznie za pośrednictwem tzw. Profilu Zaufanego na stronie firma.gov.pl. Co istotne, złożenie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z poinformowaniem o utworzeniu nowej firmy Urzędu Skarbowego, ZUS lub KRUS, a także Głównego Urzędu Statystycznego. Przedsiębiorca nie musi więc osobno kontaktować się z każdą z tych instytucji.

Rejestracja firmy krok po kroku

Dokumentem, w którym przyszły przedsiębiorca określa podstawowe dane firmy, czyli między innymi jej nazwę, rodzaj działalności (numery z Polskiej Klasyfikacji Działalności) oraz formę opodatkowania jest formularz CEIDG-1. Jeśli chodzi o rodzaj podatku, jaki należy wybrać we wniosku, istnieją cztery warianty: zasady ogólne (18% lub 32%), podatek liniowy (19%), karta podatkowa oraz ryczałt ewidencjonowany (różne stawki w zależności od rodzaju działalności – 3%; 5,5%; 8,5%; 17% lub 20%). Przed podjęciem decyzji w tej sprawie, warto sięgnąć po poradę wyspecjalizowanego doradcy, który dostosuje optymalne rozwiązanie do profilu firmy.

Księgowość i dokumentacja

W formularzu CEIDG-1 trzeba wskazać ponadto, kto będzie zajmować się prowadzeniem dokumentacji finansowej firmy. Nie oznacza to bynajmniej, że w dniu składania wniosku należy mieć zawartą umowę z którymś z biur rachunkowych lub korzystać z księgowości internetowej. Początkowo można wpisać, że księgowością zajmie się sam przedsiębiorca, a później wpis ten zaktualizować. Warto w tym miejscu dodać, że wszelkie zmiany danych związanych z firmą lub jej właścicielem, należy składać także na formularzu CEIDG-1.

Rejestracja firmy a ZUS

Jak już wspomnieliśmy, złożenie formularza CEIDG-1 w magistracie jest równoznaczne z poinformowaniem o nowej firmie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nie pociąga to jednak za sobą skutków w sferze ubezpieczeniowej. Osoba prowadząca działalność gospodarczą z perspektywy ZUS posiada niejako podwójną osobowość – jako płatnik, czyli osoba opłacająca składki (za siebie lub pracowników) oraz ubezpieczony. Stosowne dokumenty czyli formularze ZZA (w przypadku rejestracji wyłącznie do składki zdrowotnej; na przykład dla przedsiębiorców zatrudnionych na umowę o pracę lub chcących skorzystać z tzw. ulgi na start) lub ZUA (rejestracja do wszystkich składek, w tym do “małego ZUS”) można złożyć bezpośrednio w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych lub jako załącznik do formularza CEIDG-1. W pierwszym przypadku zainteresowany ma na to 7 dni od daty rozpoczęcia działalności.

NIP, REGON i VAT

Zarejestrowanie nowej firmy wiąże się z nadaniem Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP), którym przedsiębiorca będzie posługiwać się głównie przy dokumentacji finansowej, w tym fakturach. Drugim numerem związanym z przedsiębiorstwem jest REGON, który przyznawany jest zazwyczaj w ciągu dwóch tygodni od złożenia formularza rejestrującego działalność gospodarczą. Stosowny wpis o zarejestrowaniu firmy, w którym zawarte będą podstawowe informacje o niej, jest ogólnodostępny w wyszukiwarce przedsiębiorców Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jedną z ważniejszych czynności po założeniu własnego biznesu jest podjęcie decyzji o tym, czy chce się być czynnym podatnikiem VAT. Jeśli tak, przedsiębiorca będzie musiał odwiedzić Urząd Skarbowy i złożyć dokument VAT-R.

O czym jeszcze pamiętać?

Po zarejestrowaniu firmy często pojawiają się dodatkowe pytania i wątpliwości. Jedno z nich dotyczy tego, czy przedsiębiorstwo musi posiadać własną pieczątkę lub wzór dokumentów firmowych, faktur itp. Obecnie nie ma takiego wymogu prawnego, decyzja należy więc do właściciela. Podobnie wygląda kwestia firmowego rachunku bankowego. Praktyka pokazuje, że warto go jednak założyć, aby oddzielić pieniądze z działalności gospodarczej od prywatnych oszczędności. Widzimy więc, że założenie firmy, o ile nie nastąpią jakieś komplikacje, trwa zaledwie jeden dzień i sprowadza się do podjęcia kilku kluczowych decyzji oraz złożenia poprawnego formularza. Pamiętajmy, że niemal każdą informację można w późniejszym czasie skorygować lub zmienić.