Rodzaje terminali płatniczych – jakie wyróżniamy?

Terminal płatniczy stał się niezbędnym elementem wyposażenia firm w całej Polsce, umożliwiając klientom szybkie i wygodne płatności bezgotówkowe. Wybór odpowiedniego urządzenia ma istotny wpływ na sprawność obsługi transakcji oraz satysfakcję klientów. Jakie rodzaje terminali płatniczych są dostępne na rynku? Czym się różnią i który model najlepiej sprawdzi się w konkretnym rodzaju działalności? W tym artykule opowiemy o tym więcej i pomożemy Ci wybrać urządzenie dopasowane do potrzeb Twojego biznesu.

Terminale płatnicze – powszechne udogodnienie czy obowiązek?

Polski rynek płatności przeszedł w ostatnich latach znaczącą transformację. Obserwowany spadek liczby punktów akceptujących wyłącznie gotówkę wynika z dwóch głównych czynników.

Pierwszym jest zmiana przepisów, która weszła w życie 1 stycznia 2022 roku. Zgodnie z nią, przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych zostali zobowiązani do zapewnienia możliwości płatności bezgotówkowych. Regulacja ta zmusiła właścicieli sklepów, restauracji oraz firm usługowych do zakupu terminali płatniczych, co przyczyniło się do znacznego wzrostu ich popularności.

Drugim czynnikiem jest rosnąca preferencja konsumentów wobec płatności kartą. Badania rynkowe wskazują, że około 75% Polaków regularnie wybiera tę formę regulowania należności. Przedsiębiorcy, świadomi zmieniających się nawyków zakupowych, dostrzegają w terminalu płatniczym nie tylko narzędzie do realizacji obowiązku prawnego, ale również sposób na zwiększenie konkurencyjności i utrzymanie klientów, którzy coraz rzadziej noszą przy sobie gotówkę.

Rodzaje terminali kart płatniczych

Na rynku dostępne są różne rodzaje terminali płatniczych, które można sklasyfikować według kilku kryteriów. Poznanie ich specyfiki pozwala wybrać rozwiązanie najbardziej dopasowane do charakteru prowadzonej działalności.

Ze względu na mobilność

Stacjonarne terminale płatnicze

Terminale stacjonarne stanowią tradycyjne rozwiązanie, które doskonale sprawdza się w punktach stałej obsługi klientów, np. w  sklepach, hotelach, punktach usługowych. Ich główną zaletą jest stałe podłączenie do źródła zasilania, co eliminuje problemy związane z rozładowaniem baterii i zapewnia nieprzerwaną gotowość do pracy.

Tego typu urządzenia często są zintegrowane z systemami kasowymi, co umożliwia automatyczną synchronizację danych o transakcjach. Terminal stacjonarny zapewnia stabilne połączenie sieciowe, minimalizując ryzyko przerwania transakcji z powodu problemów z łącznością.

Mobilne terminale płatnicze

Terminal mobilny wyróżnia się możliwością swobodnego przemieszczania. Urządzenie to, zasilane baterią i wyposażone w moduł łączności bezprzewodowej, może być używane praktycznie w dowolnym miejscu. Nowsze modele charakteryzują się wydłużonym czasem pracy na jednym ładowaniu, co zwiększa ich praktyczność.

Mobilne terminale płatnicze są idealnym rozwiązaniem dla biznesów, w których płatność nie odbywa się w jednym, stałym punkcie, np. w firmach kurierskich, restauracjach czy taksówkach. Pozwalają na finalizację transakcji bezpośrednio przy kliencie, co zwiększa komfort obsługi i skraca czas oczekiwania.

Ze względu na metodę łączności

Wybór metody łączności ma ogromne znaczenie dla niezawodności działania terminala płatniczego. Dostępne opcje to:

• Wi-Fi – wykorzystuje lokalną sieć bezprzewodową do komunikacji z serwerem autoryzacyjnym. Rozwiązanie to zapewnia szybką transmisję danych, ale wymaga stabilnego zasięgu sieci bezprzewodowej.
• LAN – połączenie przewodowe przez kabel sieciowy. Gwarantuje najstabilniejszą łączność, eliminując problemy związane z zakłóceniami sygnału bezprzewodowego. Jest stosowane głównie w terminalach stacjonarnych.
• Bluetooth – umożliwia bezprzewodową komunikację na krótkim dystansie, najczęściej z urządzeniem pośredniczącym (np. smartfonem lub tabletem). Rozwiązanie to jest powszechne w mniejszych, mobilnych terminalach.
• GPRS/LTE – wykorzystuje sieć komórkową (kartę SIM) do komunikacji. Zapewnia niezależność od lokalnej infrastruktury sieciowej, co jest szczególnie cenne przy pracy w terenie. Moduł GSM może być zaimplementowany zarówno w terminalach stacjonarnych, jak i mobilnych.

Dodatkowe elementy systemu płatności

Na rynku dostępne są również dodatkowe urządzenia uzupełniające podstawowy terminal, takie jak PIN Pady, czyli czytniki kart płatniczych. Są to oddzielne urządzenia połączone z głównym terminalem, które można umieścić bliżej klienta. Rozwiązanie to zwiększa wygodę i bezpieczeństwo przy wprowadzaniu kodu PIN, ponieważ klient może zachować kontrolę nad swoją kartą i danymi autoryzacyjnymi przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa transakcji.

Jak działa terminal płatniczy?

Zrozumienie procesu przetwarzania płatności pomaga w efektywnym korzystaniu z terminala i rozwiązywaniu potencjalnych problemów. Choć działanie terminala płatniczego wydaje się skomplikowane, w rzeczywistości cały proces odbywa się automatycznie i trwa zaledwie kilka sekund.

Po zbliżeniu lub włożeniu karty do terminala, urządzenie odczytuje zapisane na niej dane. Następnie terminal łączy się z centrum autoryzacyjnym agenta rozliczeniowego, który przekazuje zapytanie do banku wydawcy karty. Bank weryfikuje dostępność środków, autentyczność karty oraz zgodność z limitami transakcji.

Po pozytywnej weryfikacji, bank wysyła do terminala potwierdzenie, które umożliwia finalizację transakcji. Terminal generuje potwierdzenie zawierające szczegóły transakcji oraz unikalny kod autoryzacyjny. W przypadku braku wystarczających środków lub problemów z autoryzacją, płatność zostaje odrzucona, a terminal wyświetla odpowiedni komunikat.

Cały proces jest zabezpieczony zaawansowanymi protokołami kryptograficznymi, które zapewniają poufność danych i bezpieczeństwo przesyłanych środków.

Funkcje nowoczesnych terminali płatniczych

Współczesne terminale płatnicze oferują znacznie szerszy zakres usług niż tylko obsługa płatności kartą. W zależności od modelu i dostawcy, terminale mogą zapewniać takie funkcje jak:

• płatności BLIK – możliwość akceptacji płatności za pomocą kodu generowanego w aplikacji bankowej;
• cashback – wypłata gotówki podczas płatności kartą;
• doładowania telefonu – możliwość doładowania telefonu komórkowego na kartę prepaid;
• obsługa kart flotowych – akceptacja specjalistycznych kart używanych przez firmy transportowe;
• DCC (przewalutowanie transakcji na walutę zagranicznej karty) – automatyczne przewalutowanie transakcji na walutę karty zagranicznej;
• preautoryzacja – blokada środków na karcie bez faktycznego obciążenia (przydatna w hotelach i wypożyczalniach);
• obsługa kart lojalnościowych – integracja z systemami lojalnościowymi;
• generowanie raportów sprzedaży – automatyczne zestawienia transakcji pomocne w prowadzeniu księgowości.

Wybierając terminal, warto przeanalizować, które z tych funkcji będą przydatne w prowadzonej działalności. Niektórzy dostawcy oferują możliwość elastycznego rozszerzania funkcjonalności urządzenia w miarę rozwoju biznesu.

Jak wybrać optymalny terminal płatniczy dla swojej firmy

Podejmując decyzję o wyborze terminala płatniczego, należy uwzględnić specyfikę prowadzonego biznesu oraz przewidywany charakter transakcji. Najważniejsze czynniki, które warto wziąć pod uwagę to m.in.:

• charakter działalności – dla punktów stacjonarnych najlepiej sprawdzą się terminale stacjonarne, natomiast dla biznesów mobilnych niezbędny będzie terminal przenośny;
• średnia liczba transakcji – przy dużej liczbie transakcji warto rozważyć urządzenia o zwiększonej wydajności i szybszym czasie przetwarzania;
• dostępna infrastruktura sieciowa – stabilne połączenie internetowe przemawia za terminalami Wi-Fi lub LAN, natomiast w miejscach o ograniczonym dostępie do internetu lepszym wyborem będą terminale z modułem GPRS/LTE;
• dodatkowe usługi – określenie, które z dodatkowych funkcji będą faktycznie wykorzystywane w codziennej działalności;
• kompatybilność z posiadanym systemem sprzedaży – sprawdzenie możliwości integracji terminala z używanym oprogramowaniem kasowym;

Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto zapoznać się z rankingiem terminali płatniczych, który uwzględnia niezawodność urządzeń, opinie użytkowników oraz stosunek jakości do ceny.

Ile kosztuje terminal płatniczy?

Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników. Decydując się na wdrożenie płatności bezgotówkowych, przedsiębiorca musi uwzględnić nie tylko cenę samego urządzenia, ale również szereg dodatkowych kosztów. Na początek stoi przed wyborem między zakupem (jednorazowy większy wydatek) a dzierżawą terminala (niższy koszt początkowy, ale regularne opłaty miesięczne).

Do tego dochodzą prowizje od transakcji, naliczane jako procent od każdej płatności, oraz miesięczny abonament za obsługę techniczną i aktualizacje oprogramowania. Niektórzy operatorzy pobierają również jednorazową opłatę instalacyjną, która obejmuje konfigurację i szkolenie z obsługi urządzenia. Warto też pamiętać o potencjalnych kosztach serwisowych w przypadku awarii sprzętu. Przy wyborze terminala należy więc analizować całkowity koszt jego posiadania w dłuższej perspektywie, a nie tylko początkową cenę.

Wsparcie w ramach programu Polska Bezgotówkowa

Przedsiębiorcy rozważający zakup terminala płatniczego mogą skorzystać ze wsparcia w ramach programu Polska Bezgotówkowa. Inicjatywa ta ma na celu zwiększenie liczby punktów akceptujących płatności bezgotówkowe w Polsce.

Program oferuje zwolnienie z opłat za terminal i jego obsługę przez określony czas (zwykle 12 miesięcy) dla firm, które wcześniej nie akceptowały płatności bezgotówkowych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą przetestować terminal w praktyce bez ponoszenia znaczących kosztów początkowych.

Aby skorzystać z programu, należy spełnić określone warunki, m.in. nie akceptować płatności bezgotówkowych w ciągu 12 miesięcy przed przystąpieniem do programu.

Terminal dopasowany do potrzeb Twojego biznesu – podsumowanie

Zastanawiasz się, jaki terminal płatniczy wybrać? Analizując dostępne na rynku rozwiązania, warto uwzględnić specyfikę swojego biznesu, przewidywaną liczbę i charakter transakcji, a także możliwości techniczne i infrastrukturalne.

Niezależnie od rodzaju wybranego urządzenia, posiadanie terminala płatniczego nie tylko spełnia wymogi prawne, ale przede wszystkim odpowiada na rosnące oczekiwania klientów dotyczące wygody i bezpieczeństwa płatności. Inwestycja w terminal płatniczy może przyczynić się do zwiększenia konkurencyjności i rozwoju biznesu w dobie rosnącej popularności płatności bezgotówkowych.